I/ Préambule

En application de la loi du 6 janvier 1978, n°78-17 (version modifiée), et du règlement général relatif à la protection des données, du 27 avril 2016 (dit « RGPD »), ALAJI s’engage, dans le cadre de la présente Politique, dans une démarche de protection des données personnelles. Cette politique a pour objectif de vous permettre d’être informé sur les modalités des traitements de données que nous pouvons être amenés à réaliser dans le cadre de nos activités.

Pour une bonne compréhension, il est précisé que :

• le terme « client(s) » désigne toute personne physique ou morale client d’ALAJI ;
• le terme « contact(s) » désigne toute personne physique ou morale en relation avec ALAJI mais qui n’est pas client (prospects, organismes partenaires,…) ;
• le terme « responsable du traitement » désigne la personne physique  ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel ;
• le terme « traitement(s) » désigne toute opération ou ensemble d’opérations portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé, qu’il s’agisse du stockage, de la collecte ou encore de la consultation de telles données ;
• le terme « sous-traitant » désigne toute personne  physique  ou  morale  qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. En pratique, il peut s’agir donc des prestataires, y compris techniques, avec lesquels ALAJI collabore et  qui  interviennent  sur  les données à caractère personnel qu’il traite ;
• le terme « personnes concernées » désigne les personnes physiques qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement. Elles sont, au titre des présentes, qualifiées de « client » ou de « contact » ;
• le terme « destinataires » désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personne  Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des destinataires internes que des organismes extérieurs (prestataires de services supports, l’administration judiciaire ou fiscale et ses auxiliaires, etc.).

Qui sommes nous ?

ALAJI est un organisme de formation qui intervient dans le domaine de l’insertion socioprofessionnelle et de la formation continue. Forte d’une équipe de plus de 200 salariés et de 40 ans d’expérience, ALAJI met son souci de qualité et son sens de l’innovation au service des entreprises, des salariés et des demandeurs d’emploi de tout le Grand Est. ALAJI intervient aujourd’hui soit en tant qu’entreprise, soit en tant que structure associative, toutes deux intervenant en qualité d’organisme de formation selon les formations.

La présente Politique a été élaborée pour l’ensemble des entités ALAJI, que ce soit l’association ALAJI ou l’entreprise ALAJI, conjointement organismes de formation. A chaque fois que les termes de “responsable de traitement”, “ALAJI”, ou “nous” sont utilisés dans le cadre de cette Politique, ils désignent conjointement  nos  deux entités.

Quel est l’objectif de notre politique générale de protection des données ?

Afin de satisfaire une obligation d’information, la présente Politique a pour objet de témoigner de l’engagement d’ALAJI envers les principes inhérents aux règles de protection des données personnelles et au respect de la réglementation afférente.

En d’autres termes,  cette  Politique  vous  permet de  disposer d’une  information complète sur les modalités de traitement de vos données personnelles par nos équipes ainsi que sur vos différents droits accordés sur vos données personnelles par la réglementation française et européenne.

La présente Politique a pour vocation de s’appliquer dans l’exécution des traitements de données personnelles pouvant être mis en œuvre par ALAJI et est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre le responsable de traitement et ses collaborateurs, clients ou contacts.

ALAJI s’engage à respecter les principes fondamentaux de la protection des données personnelles, et à tenir à jour une documentation relative à  ses engagements. A ce titre, la présente Politique est l’un des moyens mis en œuvre par ALAJI dans cet objectif de responsabilisation.

Tout traitement de données personnelles se fait dans le strict respect de la réglementation, à savoir que tout traitement de données personnelles sera fondé sur une base légale adéquate, conformément à la loi et à la réglementation.

Ces données sont collectées loyalement ; aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes et sans qu’elles en soient informées.

En cas de traitement de données personnelles fondé sur le consentement d’une personne physique concernée, le responsable de traitement précise que cette dite personne concernée dispose du droit, discrétionnaire, de retirer son consentement pour la ou les finalités présentées, dans le respect des dispositions légales et réglementaires.

Les typologies et quantités de données personnelles faisant l’objet d’un traitement sont déterminées de manière adéquate, compte-tenu de finalités déterminées. Aucune donnée autre que celles nécessaires ne font l’objet d’un traitement. En participant à l’une de nos formations, nous sommes dans l’obligation de collecter un certain nombre de vos données personnelles et/ou amené à en collecter afin de répondre aux besoins de nos activités, ceci étant nous sensibilisons nos équipes à ne collecter que les données strictement nécessaires. Dans le cas où vous remarquez une collecte qui vous apparaît disproportionnée, nous vous invitons à nous contacter via l’adresse mail indiquée ci-dessous. Nous ferons notre possible afin de répondre à votre demande dans les meilleurs délais, et ce conformément aux délais tels que prévus par le Règlement général sur la protection des données.

Quelles données personnelles traitons-nous ?

Données traitées dans la gestion des formations :

Nous  sommes  amenés  à  traiter,  dans  le  cadre  de  ces  activités,  notamment  les données suivantes :

• Données d’identification (nom, prénom, civilité, fonction) ;
• Coordonnées : (téléphone, adresse e-mail, adresse postale, fax) ;
• Références client, références de contrat, dénomination sociale, n° SIRET ou n° SIRENE ;
• Vos présences aux activités de formation par le biais des feuilles d’émargements notamment ;
• Les données d’assurance nécessaires à votre couverture lors de la formation ;
• Selon les cas, nous sommes également amenés, en lien avec nos partenaires, de collecter vos coordonnées bancaires (RIB) ;
• Selon la formation concernée, nous sommes également dans l’obligation de vous demander votre numéro de sécurité sociale ;
• De la même manière pour certaines formations, et notamment les formations d’agents de sécurité, nous sommes également dans l’obligation de vous demander une copie de votre casier judiciaire. Lorsque ce dernier est demandé, il constitue une condition à votre participation à la formation et/ou à la délivrance, le cas échéant, de la certification ;
• Selon l’activité de formation, nos formateurs sont également amenés à collecter d’éventuelles données d’allergies ou de préférences alimentaires lorsque le repas est compris dans la formation. Le cas échéant, nous demandons à nos formateurs de supprimer ces informations dès la fin de la formation ;
• Toute donnée qui nous serait expressément demandée dans le cadre de nos activités de formation, soit par un organisme financeur (la Région Grand-Est notamment), soit par un organisme de certification.

Concernant la communication ainsi que la prospection commerciale réalisée dans le cadre de nos activités de formation et/ou en annexe à ces activités, nous pouvons également utiliser vos données personnelles afin de vous envoyer une newsletter. En ce sens, vous pouvez vous inscrire à notre newsletter via notre site internet. Un lien de désabonnement est situé dans nos newsletter si vous ne souhaitez plus être destinataire de celle-ci.

Données sensibles

Certaines données sensibles, notamment votre NIR ou numéro de sécurité sociale et éventuellement des données relatives à un handicap établi par un statut, à votre reconnaissance de bénéficiaire à des minimas sociaux, votre situation et votre parcours personnel et professionnel ou votre situation familiale notamment peuvent être traitées en lien avec votre projet, son financement, l’appréciation de votre aptitude à suivre une formation et la conception de votre parcours (notamment pour en définir les modalités). Des missions de service public visant des publics « spécifiques » ou des financements particuliers, notamment les fonds européens, peuvent justifier le traitement de données sensibles ou perçues comme sensibles. ALAJI procède à la collecte et au traitement de ces données selon les règles déterminées par les administrations, collectivités et autres prescripteurs concernés.

Données du site internet :

Sur  son  site  internet  (https://www.alaji.fr/),  ALAJI  traite  principalement les données suivantes :

• Nom et prénom de la personne concernée ;
• Le cas échéant, votre statut de “salarié”, “d’entreprise” ou de “demandeur d’emploi” ;
• Vos coordonnées (adresse) et vos coordonnées de contact (mail/tel) ainsi que, le cas échéant, celles de votre entreprise ;
• Le cas échéant, la dénomination de votre entreprise et ses données d’identification ;
• La formation que vous envisagez ainsi que  toute  donnée  personnelle transmise à votre seule initiative par le biais  des  zones  de  commentaires libres présents notamment sur notre page “contact” ;
• Consentement éventuel  à  l’inscription  à  notre  lettre  d’actualité  ;
• Les données issues de nos cookies et pour lesquelles vous trouverez plus d’informations via le bandeau cookies.

Données de vos formateurs et données RH d’ALAJI :

Dans le cadre de ses activités et conformément à ses obligations déclaratives et sociales ainsi  qu’à  ses obligations au  regard de ses partenaires publics ou privés, ALAJI est également amené à traiter des données personnelles de vos formateurs ou d’autres membres du personnel d’ALAJI.

Combien de temps sont conservées vos données ?

Les données personnelles faisant l’objet d’un traitement  sont  exactes,  et,  si nécessaire, tenues à jour ou modifiées afin de conserver l’adéquation de ces dernières aux traitements dont elles font l’objet. Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée limitée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités de collecte.

ALAJI applique des durées de conservation  différentes  selon  la  nature  des formations et leur financement et ce, pendant la  durée  nécessaire  à l’accomplissement des finalités poursuivies par chaque traitement et/ou conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables à chaque traitement.

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ?

Les    données     personnelles     sont    traitées     pour    des    objectifs      précis          (finalités principales), portés à la connaissance des personnes concernées.

Ainsi les données personnelles peuvent être traitées pour les finalités suivantes :

• A des fins d’informations, pré-inscription à nos formations, contact et utilisation de cookies à des fins de statistiques par le biais du site internet. Ce site internet propose également un intranet disponible aux personnes d’ALAJI dûment autorisées ;
• A des fins d’inscription aux sessions d’examen ou aux évaluations, internes ou externes d’ALAJI, qui vous permettent, le cas échéant, de faire certifier vos compétences ou d’être habilité pour certains emplois ;
• A des fins de gestion de respect de nos obligations légales et réglementaires et afin de rendre compte auprès d’éventuels tiers (financeurs, prescripteurs, employeurs et autres partenaires) des prestations dont vous bénéficiez, notamment pour toutes les données personnelles concernant nos actions de formation, les fiches individuels des stagiaires apprenants, nos formateurs et membres du personnel mentionnés dans les dépenses éligibles en lien avec nos partenaires financeurs. Ces obligations légales et réglementaires concernent nos obligations en matière de déclarations sociales et fiscales vis-à-vis de nos personnels et clients mais également nos obligations en matière de marchés publics et aides d’Etats. Nous pouvons également être tenus de transmettre vos données aux organismes de protection sociale afin qu’ils déterminent vos droits sociaux et le taux de prise en charge de votre formation le cas échéant. Cette obligation s’applique également à toute transmission à toute autorité compétente en vue d’un contrôle des financements publics mobilisés pour la prise en charge de la formation ;
• Pour les activités internes d’ALAJI, à des fins de gestion des ressources humaines et recrutement du personnel, des formateurs intervenants occasionnels ainsi que des formateurs agissant en statut d’auto-entrepreneur ;
• A des fins de facturation ;
• A des fins de gestion administrative de notre matériel informatique et téléphonique ;
• A des fins de communication et prospection comprenant toute donnée nécessaire à l’évaluation de votre besoin et à l’établissement d’un devis et/ou contrat ainsi que la gestion de notre newsletter. Vous pouvez à tout moment et sans frais vous opposer à ces actions selon les modalités suivantes :

• • Pour les actions de prospection par courrier électronique, notamment newsletter à laquelle vous vous êtes abonné, en cliquant sur le lien de désabonnement qui figure dans chaque courrier électronique ;
  • dans tous les cas, en exerçant votre droit d’opposition selon les modalités définies ci-dessous au chapitre « Comment exercer vos droits ? ».
• A des fins d’évaluation de votre satisfaction, d’accompagnement dans votre insertion professionnelle et de suivi par le biais d’enquêtes réalisées à la demande des financeurs et acteurs des politiques publiques ;
• Vous êtes informés que nous avons mis en place un système de vidéosurveillance utilisé à des fins exclusives de protection des biens et des personnes dans nos locaux de Vandoeuvre-les-Nancy. Ces images sont conservées pendant une durée de trente (30) jours glissants.

En tout état de cause, ces données ne peuvent être utilisées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.

Pour les données collectées via son site internet, ALAJI informe l’internaute que ses données sont traitées exclusivement pour les finalités suivantes :

• A des fins de contact des différents services d’ALAJI ;
• A des fins d’abonnement à notre newsletter ;
• Pour les cookies de notre site internet : à des fins d’analyse statistiques.

Les traitements de données susmentionnés sur le site internet sont fondés sur les bases légales suivantes : intérêts légitimes poursuivis par le responsable de traitement et consentement de l’internaute au moment de compléter le formulaire correspondant ou de donner un consentement à l’utilisation des différents cookies.

Les destinataires de ces données sont les seuls membres du personnel du responsable de traitement susceptibles d’être concernés. Le cas échéant, notre hébergeur internet ou notre agence de conception web tels que mentionnés dans nos mentions légales peuvent, uniquement si nécessaire et dans des conditions proportionnelles au besoin en présence, accéder à certaines des informations. Nous vous informons que nous sommes dans une démarche active quant à la vérification du sérieux et du respect de la réglementation relative à la protection des données personnelles par nos prestataires.

Au surplus, vous êtes également informés que vos données personnelles peuvent être mises à la disposition d’un tiers autorisé si ces données sont nécessaires à la constatation d’infraction à des  dispositions  légales  ou  réglementaires pour laquelle ces données pourront faire l’objet d’une communication sur demande expresse et motivée des autorités légales, judiciaires, de police ou, de manière générale, de tout tiers autorisé au sens du RGPD.

Comment assurons-nous la sécurité de vos données ?

Des mesures de protection, aussi bien techniques que organisationnelles sont mises en œuvre, adaptées à la nature des données traitées, aux activités et à la taille du responsable de traitement afin de garantir la confidentialité et la sécurité des données, notamment pour éviter tout accès non autorisé.

ALAJI fait ses meilleurs efforts pour adopter une démarche active dans la vérification du bon respect de la réglementation sur la protection des données personnelles par ses sous-traitants et ce, afin notamment de vérifier qu’ils présentent des garanties appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles. Ces mesures tendent à empêcher la destruction, la perte, l’intrusion ou l’accès non autorisé à ces données, de manière accidentelle ou malveillante.

En outre, figurent parmi ces mesures de sécurité :

• des mesures  de  sécurité  pour  la  sécurité  des  biens  et  des  personnes (fermetures des bureaux, locaux vidéo surveillés) ;
• une information adéquate des personnes concernées ;
• Communication de  notes  de bonnes pratiques “RGPD compliant” à certains de nos prestataires voire d’engagements contractuels de ces derniers ;
• des protocoles de sécurité de sites internets notamment (https) que nous veillons à faire appliquer par nos prestataire ou, le cas échéant, nous ambitionnons de réaliser tous changements nécessaires en ce sens lorsque cela n’est pas encore le cas ;
• des sensibilisations des différents acteurs ;
• une gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
• l’utilisation de mots de passe sécurisés ;
• l’existence de serveurs “back-up” et la sécurité des sauvegardes ;
• la sécurité des réseaux et serveurs ;
• la sécurité de nos postes de travail et de notre matériel ;
• la  présence   de   politiques   de   sécurité   chez   nos   principaux   partenaires techniques ;
• des engagements de confidentialité.

Quels sont vos droits ?

ALAJI s’engage à respecter, auprès des personnes physiques concernées par un traitement de données personnelles mis en œuvre par lui, les droits accordés à ces personnes, conformément à la réglementation en vigueur, à savoir :

• Un droit d’accès et à l’information :  ALAJI  prend  toute  mesure appropriée pour fournir une information claire, concise, et transparente aux personnes concernées en ce qu’il s’agit d’un traitement de leurs données personnelles, notamment en fournissant la liste des données traitées par  ALAJI.  La présente Politique participe à l’exercice de ce droit d’information ;
• Un droit de rectification : ALAJI veille, dans la mesure du possible et compte tenu des finalités des traitements, à ce que toute donnée personnelle soit exacte, et, en cas d’inexactitude, s’engage, sur demande, à modifier dans les délais légaux, toute inexactitude relative à des données personnelles ;
• Un droit à l’oubli : ALAJI s’engage, sur simple demande de la personne concernée, à effacer toute donnée personnelle la/le concernant dans le respect et les limites des dispositions légales et réglementaires. Nous vous informons cependant que ce droit à l’oubli souffre d’exceptions et nous ne pourrons, notamment, pas y donner droit en cas de traitement de données en vertu d’une obligation légale ou réglementaire ou lorsque des données personnelles sont nécessaires à la poursuite de notre relation contractuelle ou à la défense d’intérêts en justice dans les limites des prescriptions de la législation ;
• Un droit à la limitation : ALAJI s’engage à respecter toute demande de limitation et à organiser le gel de l’utilisation de données afférentes à une personne concernée dans le traitement de données personnelles d’une personne concernée, dans le respect et les limites des dispositions légales et réglementaires ;
• Un droit à la portabilité : ALAJI s’engage à assurer la portabilité des données personnelles d’une personne concernée vers un autre responsable  de traitement en fournissant une partie des données concernées dans un format ouvert et lisible par machine, dans le respect et les limites des dispositions légales et réglementaires ;
• Un droit d’opposition : ALAJI s’engage également à respecter le droit, pour une personne physique, de s’opposer à un traitement précis de données personnelles le concernant et ainsi stopper l’utilisation de ces données, dans le respect et les limites des dispositions légales et réglementaires ;
• Un droit de décider de la pérennité des données personnelles après la mort : ALAJI s’engage à respecter les directives données par une  personne concernée en ce qui concerne ses données personnelles après sa disparition, compte-tenu de la législation applicable ;

De manière générale concernant les données traitées dans la gestion de la formation, il vous est également possible d’exercer vos droits pour toute donnée personnelle qui aurait été recueillie dans ce cadre. Toutefois, nous vous informons que la conservation de certaines de vos données sont imposées par la loi et, notamment, dans le cas de demande de devis ou de facturation pendant a minima une durée de dix (10) années. Egalement, nous sommes tenus de conserver sur de longues durées toutes les données traitées dans le cadre des formations financées par des partenaires extérieurs tels que Pôle Emploi, la région Grand-Est, le département de Meurthe-et-Moselle ou tout autre financeur public pendant a minima toute la durée de la formation et toute la durée de contrôle éventuel par ces partenaires, notamment pour des finalités de contrôle, de suivi et de statistiques dans un intérêt public. Enfin, nous sommes également tenus de conserver pendant de longues durées, les données relatives à certaines formations diplômantes ou certifiantes pendant toute la durée de contrôle éventuel de l’organisme de certification notamment.

En conséquence pour les données susmentionnées, nous ne pourrons pas donner droit à, notamment, une demande de droit d’effacement sur de telles données tant que ces obligations courent.

Comment exercer vos droits ?

Conformément à la réglementation en vigueur, ALAJI s’engage à fournir une réponse à toute demande ou exercice de droit de la part d’une personne physique concernée par un traitement de données personnelles mis en œuvre par lui, dans les conditions et délais légaux, suite à une demande effectuée  par  écrit,  ou  par  courrier électronique, accompagnée d’une copie signée d’une carte d’identité au nom du demandeur (à des seules fins d’identification) aux adresses suivantes :